Ude godt, men hjemme bedst: Skab optimale rammer for bedre hjemmearbejde

Der er ikke meget godt at sige om coronakrisen. Men effekten af, at du og hele din medarbejderstab har arbejdet hjemme, er formentligt en digital tvangstransformation af virksomheden. Således har krisen foræret dine medarbejdere en arbejdsdag, der er langt mere flydende end på kontoret.

Hjemmearbejde er kommet for at blive, og undersøgelser viser, at hver femte leder vil anbefale mere hjemmearbejde til sine medarbejdere, end før corona gjorde sit indtog. Effektiviteten ved hjemmearbejde er langt bedre end sit rygte, men det kræver nogle foranstaltninger at klare hjemmearbejdet med bravur.

Nedenfor har vi samlet en guide, der hjælper dig med at optimere jeres hjemmearbejde.

1. Elastisk arbejdsplads

Ifølge Accenture kan du sikre en høj effektivitet med den elastiske digitale arbejdsplads. Elastisk i den forstand, at du og dine medarbejdere hurtigt kan tilpasse jer skiftende forretningsbehov.

Cloud og samarbejdsværktøjer er det, der skal til for at møde behovet om at være ekstra fleksibel. Mange virksomheder har i forvejen erfaring med at arbejde “på afstand”, men det er de færreste, der rent faktisk har vurderet virksomhedens evner til at skabe et fjernt arbejdsmiljø. Når hjemmearbejdet står på i længere tid, skal teknologi, kommunikation og politikker fungere på afstand. Samtidig vil virksomhedens kultur være noget mindre udviklet, hvis I ikke sørger for at styrke den. 

Tænk over:  
  • Hvor forberedt er din virksomhed på at udruste dine medarbejdere til at arbejde effektivt hjemmefra?  
  • Har du et team dedikeret til at opfordre medarbejderne til at anvende værktøjer til samarbejde?  
  • Tilbyder du vejledning om installation af hjemmekontor og -netværk til dine medarbejdere?   
  • Har du en applikations- og integrationsstrategi, der sikrer klare retningslinjer for dine medarbejdere?  
  • Har du sørget for samarbejdsløsninger, der problemfrit og sikkert connect’er med dine kunder og strategiske partnere?  

2. Brug teknologien

Sørg for at have de rigtige teknologiske redskaber for at effektivisere dine medarbejderes hjemmearbejde mest muligt. Distribuer samarbejdsværktøjer på tværs af organisationen, og brug dem også til at holde kontakten med jeres kunder, partnere og leverandører. Aktivér en pålidelig og sikker ekstern netværksforbindelse til dine medarbejderes hjem og sørg generelt for at være godt gearet til at understøtte en øget mobil efterspørgsel.  

Generelt handler det om at arbejde bedst muligt sammen på afstand ved hjælp af tilgængelig teknologi. Hos SkabelonDesign bruger vi eksempelvis Microsoft Teams til Kanban Boards og dokumenter, hvor det er muligt for flere på samme team at skrive i ét dokument, så vi ikke falder i fælden med at redigere i mange forskellige versioner. Med Microsoft 365 er en lang række programmer og dokumenter tilgængelige online. Vi har morgenmøder på Zoom og bruger Slack til al dagligdagssnak. Derudover bruger vi PowerBI til at tracke al vores software og Assembla som projektstyringssystem, så alle projektledere altid kan tilgå status på et projekt. Fællesnævneren er, at teknologien gør det muligt at være online både via desktop og mobil, så alle altid og nemt kan tilgå det. 

3. Styrk brandet 

Når I arbejder hjemmefra over længere tid, er det særligt vigtigt at holde virksomhedens brandidentitet tæt på kroppen. Sørg for at have fælles skabeloner, I udarbejder dokumenter i. Det hjælper jer med at bevare forbindelsen til både jeres brand og jeres kultur på arbejdspladsen.

Her i huset bruger vi Templafy, så vores skabeloner, dokumenter og præsentationer er tilgængelige, hvor end vi arbejder. Sådan er vi altid effektive, on-brand og har alle de korrekte skabelontyper til eksempelvis tilbud, præsentationer og rapporter til rådighed online. Ud over at I kan bruge skabeloner til altid at være on-brand, styrker I jeres virksomhedsprofil ved at sende visuelt retlinede præsentationer og rapporter til kunder og samarbejdspartnere.  

Tænk over:

Hvilke materialer, halv- eller helfabrikata, kunne det være relevant for medarbejdere i forskellige teams at have tilgængeligt?  

4. Hold fokus 

En af de mange gevinster ved at arbejde hjemme er, at man har fred til at koncentrere sig om større projekter og indviklede opgaver uden at blive forstyrret af kolleger og telefoner.   

Omvendt kan man risikere at blive fanget af notifikationer på de sociale medier, lysten til at læse arbejde-hjemmefra-tips, de seneste nyheder eller iveren efter at få en PowerPoint-præsentation til at se helt rigtig ud. Sørg derfor for, at dine medarbejdere bliver rådgivet, hvordan de mindsker risikoen for at blive optaget af andet end deres arbejde.

HUSK
  1. Luk ned for Facebook, LinkedIn og andre private gøremål i din browser.
  2. Spis ikke ved computeren. 
  3. Og brug virksomhedens dokumentskabelon, så du ikke skal bruge tid på at finde den rigtige skrifttype og -farve. 

5. Skab struktur 

Uanset om man arbejder bedst i Excel eller med notesblokke, er det en god idé at skabe struktur på hjemmekontoret, så man har overblik over dagens eller ugens vigtigste opgaver i en turbulent tid og kan sætte flueben, så snart opgaven er løst. Anbefal derfor dine medarbejdere at starte hjemmearbejdsdagen ud med at skrive en liste over de arbejdsopgaver, de skal nå i dag – eller afslutte dagen med en liste til dagen derpå. De kan øve sig i at ramme det rigtige antal og størrelse på opgaver, så de hverken tager for lidt eller for meget på deres skuldre. 

6. Opsøg træning og vejledning 

Det giver bedre hjemmearbejdsforhold for dine medarbejdere, hvis du som arbejdsgiver har planlagt og forberedt distancearbejdet. Det kan være, du har stablet et videomøde på benene, hvor du underviser dine medarbejdere i, hvordan de sikrer et godt arbejdsmiljø hjemmefra? Hvordan de holder gejsten ved lige? Hvordan de får adgang til fælles dokumenter og værktøjer? Hvordan de indretter hjemmekontoret? Med kommunikation, træning og vejledning kan du sørge for, at din virksomhed og dine medarbejdere snildt kan løse alle arbejdsopgaver hjemmefra.

Kilder: arbejdsmiljoweb.dk, dm.dk, accenture.com, lederne.dk 

Vil du høre mere? 

Hvis du vil høre mere om, hvordan du kan give dine medarbejdere de bedste tools til hjemmearbejdspladsen, så tøv ikke med at kontakte os.

Udfyld kontaktformularen nedenfor, og du hører fra os snarest, så vi kan tage en uforpligtende snak om jeres behov.

Du kan også tilmelde dig vores nyhedsbrev og modtage nyheder, insights, trends, best practice cases og alt andet, som du skal vide for at være på forkant.