FAQ Er Templafy det rigtige for din advokatvirksomhed?

I den juridiske verden er dokumenter altafgørende og uundgåelige. Fra tilbud og kontrakter til partsindlæg og processkrifter, arbejder advokatvirksomheder med følsom og kompleks information til daglig. Hurtig, nem og sikker udarbejdelse af dokumenter er nøglen til at holde en juridisk forretning i live.

For at tackle dette, bruger mange juridiske virksomheder skræddersyede værktøjer udviklet af specialister. Når det bliver brugt rigtigt, kan værktøjerne optimere arbejdsgange og sikre, at dokumenter er optimale. Men en mangel på fleksibilitet i lokalt installerede systemer kan sinke og frustrere brugerne.

For at være effektive, søger advokatvirksomheder mod cloud-baserede løsninger som Templafy, for at samle deres dokumenter, optimere effektiviteten og forbedre arbejdsgange.

Men med komplekse behov følger komplekse spørgsmål: Kan disse løsninger integreres ind i de allerede eksisterende systemer? Og er de sikre at bruge?

For at få en bedre forståelse af dokumentcyklus-processen har vi talt med Birgir Sigurdsson, Head of Consultancy Services og partner hos SkabelonDesign.

Han svarede på nogle af de mest hyppige spørgsmål, som advokatfirmaer kan have om implementeringen af Templafy.

Head of Consultancy Services, Partner, Birgir I. Sigurdsson.

Birgir har mere end syv års erfaring hos SkabelonDesign med at styre implementeringsprocessen af Templafy i komplekse IT-systemer for advokatfirmaer og andre store organisationer.

Ofte stillede spørgsmål:

1. Vores nuværende skabelonsystem er meget avanceret. Kan Templafy dække alle vores behov?

Du er en ekspert på dit nuværende system. For at være sikker på, at Templafy er det rigtige match, sætter vi os først ned her hos SkabelonDesign, tager jer igennem kernefunktionerne i platformen og får jeres feedback på, hvad der kan virke og hvor der måske er mangler.

Som foretrukken implementeringspartner til Templafy, inddrager vi vores specialister, indenfor det juridiske felt, for at dække jeres specifikke behov, og for at vise eksempler på tidligere løsninger, der er implementeret hos andre juridiske kunder. Vi er bekendt med standardløsningerne i den juridiske sektor og vi har specialistviden om siloerne i dokumentcyklussen. Når vi først har gennemgået, hvad der kan løses og hvad der måske skal ændres, kan I tage en beslutning om, hvorvidt en skræddersyet Templafy-løsning passer til jeres behov.

 

2. Jeg arbejder i marketing og branding hos et advokatfirma. Jeg er frustreret over de nuværende skabeloner for vores dokumenter, men de er svære og tidskrævende at ændre. Hvordan kan Templafy forbedre dette?

Her hos SkabelonDesign forstår vi, at dokumenter er vigtige – især udseendet og udtrykket af tilbud, ansøgninger og CV’er. Vi ved også, hvor langsommeligt det er at ændre og opdatere skræddersyede lokale systemer. Små opgaver som at ændre adresse kan tage uger at implementere på tværs af hele virksomheden.

Templafy er designet til at være brugervenlig, intuitiv og cloud-baseret, hvilket gør, at det simplificerer processen i et dokument og straks laver ændringerne hos alle brugerne i virksomheden. Vi har mange forskellige koncepter og eksempler skræddersyet til den juridiske industri til inspiration.

 

3. Vi arbejder med meget følsomme lovinformationer for vores kunder. Er Templafy en sikker løsning?

Sikkerhed er højeste prioritet hos Templafy. Al data er opbevaret i Microsoft Azure i Irland med en backupsite i Amsterdam. Indholdet er kun tilgængeligt igennem sikker kommunikation. For at lære mere om kommunikationsmetoderne, som Templafy bruger, kan du klikke her.

Al data, der kommer ind og forlader skyen gør det via SSL-teknologi, som er en standardteknologi, der opretter en krypteret forbindelse mellem web-serveren og browseren.

Hvis din virksomhed vælger Templafy, deler vi relevant teknisk- og sikkerhedsdokumentation med jer, som I skal læse og godkende inden installation. I kan læse mere om sikkerheden på Templafy’s supportside.

 

4. Vi har meget specifikke typografier/styles på vores dokumenter. Vil ændringen til Templafy have nogen konsekvens for dette?

SkabelonDesign er medlem af Document Excellence Group (før UKDEG) og vi har 20 års erfaring indenfor det juridiske felt. Vi forstår specialistens krav til typografier/styles og vi demonstrerer gerne, hvordan Templafy lever op til disse krav.

 

5. Kan Templafy integrere med vores ESDH og DAM?

Templafy integrerer med de fleste Elektroniske Sags- og Dokumenthåndteringssystemer (ESDH) som f.eks.:

  • iManage
  • AIfresco
  • M-Files
  • NetDocuments
  • SharePoint

Hvis vi støder på en kunde med et ESDH-system, som ikke tidligere er blevet integreret, udvikler vi en specifik integration.

 

 

 

 

 

Templafy kan også integreres med mange forskellige cloud-baserede Digital Asset Management (DAM) systemer. Igennem integrationen tager Templafy alle de relevante virksomhedsindhold fra de systemer og præsenterer dem inde i Office-programmerne via Templafy løsningen. Detaljerne om integrationer, kan findes på Templafy’s supportside.

 

6. Kan vi erstatte vores eksisterende skabelonsystem og diverse produktivitetsværktøjer med Templafy?

SkabelonDesign har en bred vifte af værktøjer, der kan tilføjes til Templafy. Ved at kombinere Templafy-platformen (som allerede er utrolig fyldestgørende i forhold til dokumentcyklussen) med moduler skræddersyet til den juridiske sektor, sikrer vi, at I får de funktioner, I har behov for, således vi optimerer jeres arbejdsgang. Disse moduler kan bl.a. trække data fra:

  • Databaser
  • Registre
  • XML-strukturer

Hvis et værktøj er skræddersyet, kan vi muligvis ikke lave en 1:1 erstatning. Hvis dette er tilfældet, gennemgår vi mulighederne for alternative løsninger, der i sidste ende løser den samme problemstilling.

 

7. Vi vil gerne beholde vores nuværende værktøjer. Kan Templafy sameksistere med vores værktøjer?

Ja, dine nuværende værktøjer kan sameksistere indenfor Templafy. Vi integrerer først funktionerne til Templafy, så knapperne fremgår på et samlet Templafy menupunkt. Vi tester derefter funktionerne i samspil med Templafy, for at være sikre på, at dokumentprocessen virker optimalt.

 

8. Kan vi flytte vores nuværende skabelonindhold over til Templafy og tilføje ændringer senere?

Hvis I gerne vil beholde jeres nuværende skabeloner, kan de flyttes til Templafy uden ændringer. Men før I træffer denne beslutning, er det vigtigt at forstå jeres brugeres arbejdsgang, for at få det meste ud af jeres investering.

Måske er dine brugere tilfredse med det nuværende skabelonindhold eller måske er de udfordret på områder. For at hjælpe med at forstå dette, kan vores Change Management-konsulenter udføre en analyse. Den vil gå igennem, hvordan jeres brugere interagerer med skabeloner eller hvad brugerne mangler af indhold for at udføre deres opgaver optimalt. Vi går derefter igennem resultaterne sammen, for at nå frem til den helt rigtige Templafy-løsning.

De fleste juridiske kunder ønsker at udnytte så meget af Templafy som muligt, f.eks. Dynamics, Library, Offline og E-mail Signature Manager. For at optimere jeres skabeloner og andet relateret indhold til disse moduler, konfigurerer vores konsulenter alt i forhold til Microsoft best practices og Templafy standarder.

 

9. Vi vil gerne kontrollere metadata og dokumentegenskaber, f.eks. i forbindelse med begrænsninger, automatiske ESDH-registrering og aktivere tredjepartsværktøjer. Kan vi gøre dette med Templafy?

SkabelonDesign forstår hvilke krav til metadata og styring af dokumentegenskaber, som juridiske virksomheder ofte har, for at styre dokumentcyklussen. Disse dokumentegenskaber kan kontrolleres igennem Templafy, for at sikre kompatibilitet med eksisterende værktøjer og tredjepartsløsninger.

For eksempel kan I kontrollere, hvilke funktioner der gøres tilgængelige på Templafy-værktøjslinjen (afhængig af brugerens valg).

 

10. Jeg vedligeholder vores eksisterende skabelonløsning og tilhørende skabeloner og indhold. Kan jeg vedligeholde Templafy selv?

Ja, det kan du. Når vi implementerer Templafy for jer, sørger vi for at involvere jer i konfiguration og skabelonudvikling, således I allerede der, får et indblik i vedligeholdelse. Efter afsluttet implementeringsprojekt, tilbyder vi administator- og slutbrugertræning. Dertil er der en meget god Templafy supportside med artikler, der dækker alle områder af Templafy-platformen. Vi tilbyder også skræddersyet dokumentation, hvis I ønsker dette.

SkabelonDesign forstår hvor essentiel dokumentcyklussen er for en advokatvirksomhed, og at vedligeholdelsen skal være så enkel som muligt. Dokumenter skal fungere med jeres ESDH- og DAM-systemer, de skal være hurtige og nemme at udarbejde og følge virksomhedens regler og branchestandarder.

 

11. Vi har valgt Templafy. Hvordan distribuerer vi dette skabelonsystem?

Templafy er en cloud-baseret webapplikation og fungerer på alle platforme og enheder, der har adgang til internettet fra en browser. Installering og distribution er simpel – essentielt en MSI-pakke – og opdaterer automatisk i det øjeblik, der er internetforbindelse. Du kan se trinene dokumenteret på Templafy supportsiden.

Vi kan også – sikkert – distribuere jeres eksisterende Office værktøjer/VBA makroer via Templafys distributions-applikation Templafy Desktop.

 

12. Hvordan sikrer vi os, at vores medarbejdere forstår og benytter Templafy?

Change Management er en vigtig konsulentydelse hos SkabelonDesign. Vi adresserer emnet tidligt i samarbejdet og gennemgår muligheder for analyse og strategisk vejledning, således vi sikrer I får mest ud af jeres Templafy investering.

Templafys brugerflade er simpel, du behøver ikke være en teknisk ekspert for at finde den skabelon eller andet indhold, du har behov for. Brugerne skal stadig vide, hvad Templafy er, og hvordan de kan drage nytte af den. Om det er en gradvis overgang til Templafy eller et omgående systemskifte, så tilbyder vi kommunikationsplaner og strategiske råd. Vores Change Management og Customer Success konsulenter er eksperter på dette område. Ligesom, når man lancerer et nyt ERP/CRM-system, har I behov for effektiv og præcis kommunikation til de ansatte, således de forstår hvordan Templafy vil ændre og forbedre jeres arbejdsgange.

Har du spørgsmål, vi ikke svarede på her? Ønsker I at se, hvordan Templafy fungerer?

Book en gratis demonstration igennem vores kontaktformular nedenfor. Én fra vores specialist team vil derefter kontakte dig og give en gennemgang af, hvordan Templafy virker og hvordan SkabelonDesign kan hjælpe din virksomhed.

Kontakt