En af vores eksperters tips og tricks til PowerPoint

Mød Maria Toft, Senior Implementation Consultant hos SkabelonDesign. Maria har mere end 20 års erfaring med PowerPoint design og implementering (ret imponerende når man tænker på at den første version af PowerPoint først blev lanceret i 1990) og er en af vores dygtige PowerPoint eksperter. Maria har talt med vores søstervirksomhed Templafy om alt det du (måske) ikke vidste om PowerPoint, og deler her nogle af sine hemmeligheder og et par tricks til PowerPoint, som du kan gøre brug af helt gratis.

Slide layouts er hjørnestenen i en hver præsentation. Hvad er ifølge dig de vigtigste layouts at have i sin skabelon?

Ja, at have veldesignede slide layouts sparer ansatte for meget tid. Layouts ligger i den drop-down, som er under ”new slide”, eller man kan vælge et slides layout ved at bruge ”Layout”-knappen.

Microsoft Office og Office 365 indeholder nogle predefinerede layouts, men det bedste er designe nogle, der passer til dit behov. De mest fundamentale slidetyper du skal designe, er:

  • Titeslide: Her kan du have en overskrift, et billede og en kort tekst.
  • Indhold/tekstslide: brugbart til mange typer af indhold – tekst, tabel, graf, SmartArt og video.
  • 2 x indhold layout: brug dette layout, hvis du vil forklare en tabel, en graf, en figur eller bare vil have tekst i to kolonner.
  • Kapitelslide: Lav en opdeling i din præsentation, en introduktion til næste kapitel, fang tilhørernes opmærksomhed. Det er rart for øjet at se et rent slide med kun en smule information.
  • Tekst + billede: taler vist for sig selv. Brug altid billedpladsholdere til at indsætte billeder. De sørger for at billedet placeres indenfor pladsholderen.
  • Afslutningsslide: en god afslutning på din præsentation.

Og så lige et virkelig vigtigt tip! Det er simpelt, men så vigtigt at navngive slides på en måde, så brugerne kan finde dem.

Hvad er dine yndlingsgenveje?

Der er mange gode genveje, og jo mere du bruger PowerPoint, jo mere kan du få gavn af genveje. Der er mindst tre rigtig gode genveje, som alle uanset niveau kan få gavn af.

Den første handler om at ramme den rigtige tekststyle. Der er 9 tekstniveauer i PowerPoint! For at gå fra tekstlevel 1 til 2 trykker du Enter (hvis du har skrevet tekst på level 1) og derefter Tab. Bliv ved med at trykke tab indtil du rammer den rigtige tekststyle. Brug Shift+Tab for at springe tilbage i tekststyles.

At hoppe gennem pladsholdere kan også være virkelig brugbart. For at hoppe fra en aktiv pladsholder til næste pladsholder trykker du Ctrl+Enter

Og endelig er der genvejen til at tilføje et nyt slide, som vi vist ikke kommer uden om i PowerPoint. Du trykker bare Enter for at tilføje et nyt slide med samme layout, som det aktive slide, og herefter kan du altid ændre layoutet til et andet.

Kan du nævne nogen eksempler på hvorfor en virksomhed skal bruge Templafy?

Set fra et PowerPoint-perspektiv er der to ting, der er vigtige at nævne. Den ene er indholdspladsholdere. Når billeder indsættes fra en billedpladsholder bliver de skaleret forkert. Ved at bruge Templafy indsættes billedet i den rigtige størrelse og format.

Og så er der genbrug af slides. Templafys slidebibliotek gør det nemt for alle ansatte at genbruge slides igen og igen.

Der er ofte problemer med at sende PowerPoint-filer på grund af størrelsen. Har du nogen fif til at reducere filstørrelsen?

Mit bedste råd er: Hold det småt. Grafik er det eneste som øger filstørrelsen, så jo større billeder du bruger, jo større bliver filstørrelsen. Det er muligt at komprimere billeder, men det vil påvirke kvaliteten. Vælger du alligevel at komprimere billeder, så lad være med at komprimere alle billeder i din præsentation af en omgang, da det kan gå ud over logoet. Husk også at bruge jpg-filer, da det allerede er en billedfil. Transitions (overgange mellem slides), påvirker ikke filstørrelsen, så det behøver du ikke bekymre dig om.

Derudover kan det hjælpe at gennemgå layouts i præsentationen. Hvis du har brugt slides fra gamle præsentationer, har du måske fået nogle layouts fra den gamle præsentation med over i den nye master. Slet disse slides. Hvis det ikke er muligt, så vælg et nyt layout fra din master til dem og slet det gamle layout.

Hvad synes du er den mest undervurderede funktion i PowerPoint?

Der må jeg klart nævne animationer og transitioner. De kan bruges til at fremhæve en konklusion, gøre præsentationen levende og få animerede elementer til understøtte dit budskab. Du finder funktionerne i ribbonet Animations – brug dem endelig. Og husk at kigge i animationspanelet, når du arbejder med animationer. Du finder det i Animations ribbonet.

Og prøv også det fantastiske værktøj Morph, som kan få flere elementer til at flytte sig fra slide til slide med stor effekt – uden at investere penge i animationsfilm.

Er der noget man helst skal undgå, når man arbejder i PowerPoint?

Det afhænger af situationen og formålet med din præsentation, men der er nogle typiske faldgruber.

En af dem er brugen af transparente farver. En transparent farve ser forfærdelig ud, når den printes. En løsning er at gemme som PDF og så printe. Print aldrig et pptx. Format med transparente farver.

Undgå også at indsætte dine billeder i TIFF format, brug JPG i stedet. Brug PNG hvis du vil have billedet til at være transparent. Gør du det får du et bedre resultat.

Jeg har lige sagt, at transitioner er gode, men undgå at bruge for mange forskellige typer af transitioner – hold dig til en eller to typer, ellers bliver hjernen træt.

Og lad vær med at ændre størrelsen på overskriften. Det er meget forstyrrende at se på. Det kan godt være, at der kan stå mere hvis fonten er mindre, men jeg vil anbefale at du laver kortere overskrifter i stedet.

Du skal undgå at bruge lyse farver i grafer. Det fungerer måske fint på din skærm, men hvis din præsentation skal vises i et lyst rum, så kan grafen ikke ses. Brug kontrastfarver i stedet.

Det sidste råd må være, at du holder dine tekster korte. Lav hellere flere slides end at have for meget tekst på dine slides.

Tak til Maria for at gøre os lidt klogere og mere effektive i PowerPoint. Vil du gerne input til, hvordan du designer den perfekte PowerPoint skabelon, så hent vores whitepaper om dette lige her. Og hvis du også gerne vil have de billigste tricks til at styre den visuelle identitet i PowerPoint, så hent dette whitepaper.