Dynamiske skabeloner i stat, regioner og kommuner

| 20. november 2017 | 0 kommentarer

Intelligente ESDH-skabeloner sparer skatteborgernes penge og skaber ensartethed i sagsbehandlingen

ESDH-systemerne er supergode til journalisering, sagsstyring og arkivering. Og de er helt nødvendige for at en forvaltning eller andre offentlige organisatoriske enheder kan leve op til sin lovbestemte journaliserings- og notatpligt. Desværre kan byrden med at vedligeholde skabeloner være en overset og dyr plage, der sætter sagsbehandlingen i stå eksempelvis efter organisatoriske ændringer. I tillæg kan ændringerne medføre at sager, der burde være behandlet ens, rent faktisk behandles forskelligt. Men det er der råd for.

Af Jacob Schäffer, Senior Udvikler, SkabelonDesign A/S

Sagsbehandlingen i myndigheder under politisk ledelse rammes hårdt af organisatoriske ændringer. Oven i hatten rammes de hyppigt, for der skal kun et regeringsskifte eller en ministerrokade til, før vi har balladen.

Menige medarbejdere, der sidder med tung sagsbehandling og hundredvis af skabeloner og paradigmer, får påduttet en stor opgave, hver gang det sker. Medarbejderne skal behandle sager og leve op til deres forvaltnings- og myndighedsansvar uden at sagsbehandlingen forsinkes, men det kan være svært i praksis. De bruger tid på en masse krumspring, for alle skabeloner og paradigmer skal opdateres med nye logoer og måske også et nyt design, før sagsbehandlingen glider glat.

Det kan kun gå for langsomt at få dette på plads, for produktiviteten får et voldsomt dyk, hvis ikke tingene er i orden.

En intelligent skabelonløsning løser problemet
Ved at bygge en intelligent skabelonløsning oven på ESDH- og fagsystemerne kan forvaltningerne fortsætte med det, der er væsentligt for dem — nemlig at fokusere på sagsbehandling og leve op til deres myndighedsansvar, også i tiden efter ressortændringer. Det kan de, fordi der ikke skal bruges unødvendigt mange ressourcer på opdatering af skabeloner og paradigmer.

Den intelligente skabelonløsning er ganske enkelt et fremragende værktøj, der beskytter sagsbehandlingen bedst muligt mod følgerne af ressortændringer. Det er sådan fordi skabelonpuljen reduceres til kun ganske få grundskabeloner pr. fagområde. Antallet af skabeloner, som en forvaltning har brug for, kan simpelthen nedskaleres radikalt fordi skabelonløsningen håndterer layout, afsenderoplysninger, logoer, valg af paradigmetekst og måske endda metadata fra ESDH- eller fagsystemet.

Rationalet er, at sagsbehandlingen er flyvende igen allerede når disse ganske få skabeloner er tilpasset de nye vilkår.

Ikke et IT-projekt, men et branding- eller fagligt projekt
Det er en generel opfattelse at implementering af en skabelonløsning er et IT-projekt. Det er en misforståelse. En vellykket implementering opnås når den forankres blandt kommunikationsfolk og fagspecialister. Ingen kan forvente at branding, re-branding og fagrelevant jura er IT-afdelingens spidskompetence. Koblingen mellem skabelonløsningens indhold og forvaltningen skal ikke kun forankres i IT-afdelingen, da dette vil betyde en ringere organisatorisk forankring end det er muligt at opnå ved inddragelse af førnævnte kommunikationsfolk og fagspecialisterne – i kombination.

Dette er i klar modsætning til, hvad der almindeligvis sker ved implementering og drift af systemer til digital sagsbehandling, fx ESDH-systemerne. Projekter, der vedrører digital sagsbehandling, er næsten altid drevet som IT-projekter. Ofte ser vi at skabelon-delen ikke regnes for noget særligt i den forbindelse – det er jo ”bare” skabeloner. Skabeloner tænkes alt for sjældent ind i digitaliseringsprojektet som et selvstændigt, værdiskabende aktiv med egen logik. Der ligger mange potentielle gevinster i ressourcebesparelser, i effektivisering af arbejdsgange hos brugerne og en markant lettere vedligeholdelse, hvis skabelon-delen tages alvorligt.

Derfor skal implementering af en skabelonløsning drives som et selvstændigt projekt, meget gerne sideløbende og koordineret med andre digitaliseringsprojekter. Men skabelonprojektet skal forankres hos fagkyndige udenfor IT-afdelingen, dvs. hos folk med forstand på visuel identitet og de fagområder, der påvirkes af digitaliseringsprojektet.

Konklusion
En intelligent skabelonløsning kan ikke erstatte et ESDH- eller et fagsystem, men er i særklasse et værdiskabende supplement til den digitale sagsbehandling. Skabelonløsningen bør ses som Content Management System, som reducerer antallet af skabeloner der skal vedligeholdes, til et minimum. Derfor afhjælper den unødigt ressourceforbrug i forbindelse med ressortændringer og andre organisatoriske forandringer som påvirker dagligdagen for sagsbehandlere og andre brugere af de forskellige dokumenttyper, baseret på skabeloner. Medarbejderne i forvaltningen/myndighederne kan ganske enkelt bevare fokus på deres myndighedsopgaver, uden at der sker et nævneværdigt fald i produktiviteten.

Det er noget, der kan måles direkte på bundlinien. Introduktion af den intelligente skabelonløsning styrker ganske enkelt den investering, der allerede er foretaget i forvaltningens digitale sagsbehandling.

En intelligent skabelonløsning bidrager efter vores bedste overbevisning til samfundets bestræbelser på at spare skatteborgernes penge. Derudover er gevinsterne kvalitetssikring i forvaltningen, ensartethed i sagsbehandlingen og konkrete tidsbesparelser hos brugerne. Nogle myndigheder har ensartethed som delmål i deres ISO-certificerede kvalitetsledelsesprogram og det er i høj grad på spil i beslutningen om koblingen mellem ESDH-løsning og skabelonløsning.

Læs mere om SkabelonDesigns ESDH-løsning.
Share on FacebookTweet about this on TwitterShare on LinkedIn

Accept af cookies fra SkabelonDesign A/S

Vi bruger cookies til at optimere brugen af websitet og til at generere statistik. Ved at benytte vores side, accepterer du samtidigt brugen af cookies.

Accepter cookies