AccessibilityChecker

Skab tilgængelige PDF filer direkte fra Word

23. september 2018 træder et nyt EU direktiv i kraft, som har til formål at sikre tilgængeligheden af offentlige virksomheders websteder og mobilapplikationer.

Direktivet betyder bl.a., at offentlige virksomheder fremadrettet skal sikre, at alle dokumenter, som ligger på hjemmesiden, er optimeret med henblik på tilgængelighed for personer med synshandicap. Konkret betyder det at bl.a. PDF filer, som ligger på hjemmesiden skal være tilgængelige med den skærmlæser, som bruges af synshandicappde.

Hos SkabelonDesign har vi udviklet en løsning, der håndterer dette, så I kan fortsætte jeres arbejdsgange og vide, at det følger det nye direktiv.

AccessbilityChecker

Skab tilgængelige
PDF filer

Med AccessibilityChecker kan du nemt og hurtigt lave tilgængelige PDF filer. En ellers tung og langsommelig arbejdsgang bliver en narturlig del af workflowet og tillader alle at have kontrol over dokumenter fra start til slut. Løsningen fungerer direkte i Word og i jeres skabeloner.

Din Word skabelon

For at få det bedste output bør din skabelon følge visse best practice retningslinjer. Der er ingen specikke krav, men der gøres meget allerede i Word skabelonen for at optimere skærmlæsning.

Dit Word dokument

For at gøre dokumenter tilgængelige er der en række ting, der skal være styr på. SkabelonDesigns løsning åbner som et task pane i Word og guider brugeren gennem dokumentet med fokus på tilgængelighed.AccessibilityChecker tjekker for følgende issues, som har indflydelse på tilgængeligheden:

  • Er der alt-tekster på billeder?
  • Har dokumentet en titel?
  • Er tabelformatering korrekt?
  • Hvad med evt. tomme celler i tabeller?
  • Bruges der gentagende headers ved sideskift?
  • Er der sideskift midt i en tabelrække?
  • Er der tomme celler i tabeller?
  • Indeholder dokumentet flere sprog?
  • Er der referencer til ikke-eksisterende bookmarks?
  • Bruges Heading 1 til første overskriftsniveau?
  • Er der ”uventede” heading-niveauer?
  • Bruger dokumentet styles?
  • Er det alt-tekster på noter?
  • Bruges der title, description og/eller caption?

Med SkabelonDesigns værktøj kan brugeren nemt redigere og tilføje metadata, som gør dokumentet tilgængeligt for en skærmlæser.

Din færdige PDF fil

Efter brugeren har optimeret Word dokumentet, gemmes det som PDF på normal vis. Funktionaliteten fra Word dokumentet bibeholdes og løsningen sørger for, at indholdet rent teknisk kan læses af en skærmlæser. Bl.a. flyttes visse typer af information til de rigtige steder og PDF filen stemples med PDF/UA.

Læs mere

Direktiv (EU) 2016/2102 om tilgængeligheden af offentlige virksomheders websteder og mobilapplikationer. Se mere her

 

PDF/UA (Universal Accessibility) standarden. Se mere her

AccessibilityChecker skab tilgængelige PDF filer

Øget tilgængelighed

Formålet med EUs direktiv er, at give personer med synshandicap, bedre adgang til offentlige tjenesteydelser. Offentlige virksomheder skal derfor bl.a. sikre tilgængelighed i dokumenter, der uploades på virksomhedens hjemmeside. Et af kravene er derfor, at synshandicappede skal kunne tilgå filer og med en skærmlæser kunne få læst filen op. Dette stiller en række krav til dokumentet og vil for mange offentlige virksomheder betyde, at processen med at publicere PDF filer på hjemmesiden bliver mere ressourcekrævende. Det vil vi gerne hjælpe med at undgå og derfor har vi udviklet en løsning, der giver alle virksomhedens brugere af Microsoft Office Word mulighed for nemt at skabe tilgængelige PDF filer.

SkabelonDesigns løsning lader brugerne arbejde med at optimere tilgængelighed direkte i et Word dokument. Løsningen læner sig på ad PDF/UA (Universal Accessibility) og den endelig PDF skabt med løsningen, stemples med denne standard, for at hjælpe skærmlæsere med at identificere tilgængelige dokumenter.

Hvad siger loven?

Har du svært ved at gennemskue, hvad præcis det er loven siger og hvordan du skal forholde dig, er der hjælp at hente. Digitaliseringsstyrelsen har en række ressourcer, som du kan trække på. I boksen til højre kan du finde links til Digitaliseringsstyrelsen materiale.

Helt grundlæggende er det vigtigt at du kender til de skæringsdatoer, der gælder for din hjemmeside:

Websteder

  • Websteder offentliggjort efter d. 23. september 2018 omfattes af lovens krav fra 23. september 2019
  • Websteder offentliggjort før d. 23. september 2018 omfattes af lovens krav fra 23. september 2020.

Dokumenter og pdf-filer

  • Alle pdf’er og dokumenter, der er offentliggjort efter 23. september 2018 skal væretilgængelige fra den dato, hvor webstedet er omfattet af lovens krav.
  • Pdf’er og dokumenter, der er offentliggjort før 23. september 2018 skal være tilgængelige fra samme dato, hvis de er nødvendige for aktive administrative processer.

Apps skal overholde lovens krav fra 23. juni 2021.

Klik dig videre til Digitaliseringsstyrelsen ressourcer og lær mere om direktivet, ændringerne og hvordan du skal forholde dig.

 

Gode links fra Digitaliseringsstyrelsen

Faktaark om lov om tilgængelighed – her

 

Spørgsmål og svar fra Digitaliseringsstyrelsen – her

 

Digitaliseringsstyrelsens side om webtilgængelighed – her