Aarhus Universitet

Fik en fleksibel og fremtidssikret løsning

Aarhus universitet blev grundlagt i 1928, og i dag har universitetet adskillige forskningsområder i verdensklasse, over 42.000 studerende og 12.000 medarbejdere. Universitetets målsætning er at hjælpe og bidrage til at løse komplekse udfordringer, på både nationalt og globalt plan.

Før implementeringen af Templafy, hvor SkabelonDesign var implementeringspartner, anvendte Aarhus Universitet et lokalt installeret system til at administrere skabeloner og skabe dokumenter.

Systemet viste sig imidlertid at være stadigt mere ressourcekrævende at administrere, hvorfor det blev besluttet at benytte sig af en fremtidssikret løsning, Templafy, hvorved mulighederne og fleksibiliteten, som Cloud-funktionaliteten medbringer, ville føre til en effektivisering af Aarhus Universitets brand og arbejdsprocesser.

“Vores support til administration af skabeloner, dokumenter og præsentationer er nu blevet lettere  – Vi kan hurtigt tjekke og rette indhold, og så øjeblikkeligt gøre alting tilgængeligt for vores brugere med Templafy.”

PIA HVID TØNNESEN, projektleder på digitale projekter på IT-området, Aarhus Universitet

En frigrivelse af IT-ressourcer har sikret en selvstændiggørelse af kommunikationsafdelingen til at administrere indholdsopdateringer, hvilket gør medarbejderne på tværs af universitetet i stand til at producere materiale, der er ensrettet med brandet.

Hvorfor blev Templafy valgt?

Aarhus Universitet havde brug for en mere fleksibel og fremtidssikret løsning, der indebar en forbedret funktionalitet og brugeroplevelse for alle i hele organisationen, og dertil, en centraliseret måde at distribuere indhold i Microsoft Word og PowerPoint

Aarhus Universitet lod sit lokalt installeret system til administration af dokumentskabeloner migrere til Templafys løsning i skyen.

Migrationen blev styret af Pia Hvid Tønnesen, Digital Projektleder, der udtaler: “Det har været dejligt at kunne tilbyde et produkt som Templafy til mine kolleger overalt på universitet. Vores behov for at foretage specifikke justeringer til løsningen i forhold til vores krav, blev mødt med indgående forståelse af Templafys team, som imødekom ændringerne, og vi havde et godt samarbejde med Templafys projektleder gennem hele processen.”

Templafy har hjulpet med at sikre, at Aarhus Universitets brand forbliver ensrettet og opdateret på tværs af alle dokumenter og præsentationer, som skabes af medarbejderne.

Det centrale IT-team kan opdatere standarddokumenter og digitale ressourcer på et globalt plan, og administrationsafdelingerne kan nu opdatere deres lokale indhold uden  at involvere IT-teamet hver gang.

Når noget bestemt indhold først er opdateret på Templafys online grænseflade, så er det øjeblikkeligt tilgængeligt for brugerne.

Universitetets afdelinger for HR og studieadministration har i særligt høj grad budt Templafy-grænsefladen velkommen i deres daglige opgaver og anvender produktet til at dele dokumenter og tekstelementer på tværs af enheder for at forbedre behandlingstiden.

Afsluttende fortæller Pia Hvid Tønnesen:

”Den største fordel ved Templafy er skalerbarhedsmulighederne i forhold til styring af brand, fleksibiliteten, som det medbringer og Templafys biblioteksfunktioner, som helt specifikt effektivierserer og optimerer den tid, som Aarhus Universitets medarbejdere bruger på at behandle dokumenter.”

Kontakt